Formalności
Polityka Prywatności – Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w Hotelu Falko
Jako Hotel Falko pragniemy Cię zapewnić, że traktujemy Twoje dane z należytą starannością i uwzględnieniem obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w szczególności Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO).
Po zapoznaniu się z niniejszą Polityką uzyskasz informacje, w jaki sposób Hotel Falko wykorzystuje informacje o Tobie, będące danymi osobowymi, oraz jakie przysługują Ci prawa.
§1. Dane Administratora danych osobowych
Administrator danych osobowych:
Hotel Falko: Jarosław Falkowski
ul. Bolesława Chrobrego 1, 84-230 Rumia
NIP: 5860001208
Kontakt:
- ✉ e-mail: biuro@hotelfalko.pl
- ☎ telefon: 58 671 04 54
- 🏤 adres pocztowy: Hotel Falko, ul. Bolesława Chrobrego 1, 84-230 Rumia
§2. Inspektor Ochrony Danych
§3. Cele i podstawy przetwarzania danych osobowych
Aby świadczyć usługi zgodnie z profilem działalności, Hotel przetwarza Pani/Pana
dane osobowe w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem.
Podane dane osobowe będą przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu
Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób
fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego
przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych), nazywane w skrócie RODO. Dane osobowe pozyskujemy od
Pani/Pana w procesie zmierzającym do zawarcia umowy lub od naszych partnerów z
portali rezerwacyjnych, jeżeli Pani/Pan wyraziliście taką zgodę. Poniżej znajdzie
Pani/Pan wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z
podstawami prawnymi.
1. W celu dokonania wyceny usługi, rezerwacji usługi oraz wykonania usługi, jak
również w przypadku zawierania innych umów związanych z profilem
działalności, możemy przetwarzać takie dane osobowe jak:
- Imię i Nazwisko
- Adres ( ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy i miasto)
- Adres e-mail
- Dane przedsiębiorstwa wraz z numerem NIP ( w przypadku faktury VAT
na przedsiębiorstwo) - Podstawowe dane konta bankowego do potwierdzenia przelewu
- Nr dokumentu tożsamości/PESEL
- Informacje dotyczące narodowości
- Numer karty płatniczej i inne dane karty, jak dane uwierzytelniające
i inne dane dotyczące rozliczeń i rachunków, powiązane z rozliczeniami
mobilnymi - Numer rezerwacji
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który
pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy
lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy.
Dane dzieci, takie jak imię i nazwisko, narodowość i data urodzenia zbierane są
wyłącznie od ich rodziców lub opiekunów prawnych w celu ustalenia ich wieku i
przysługujących im zniżek, oraz w celach statystycznych ( obowiązek GUS).
2. W Celu rozpatrzenia reklamacji przetwarzamy takie dane osobowe jak:
- Imię i Nazwisko
- Adres ( ulica, numer domu/mieszkania, kod pocztowy i miasto)
- Numer telefonu
- Adres e-mail
- Numer rezerwacji
- Numer rachunku bankowego-, jeśli następuje zwrot pieniędzy.
3. W celu obsługi personalizowania usługi zgodnie z osobistymi preferencjami
użytkownika oraz zarządzania relacjami z klientem przed pobytem, w trakcie i
po pobycie przetwarzamy taki dane osobowe, jak:
- Monitorowanie korzystania z usług ( bar itp. )
- Zarządzanie dostępem do pokoi
- Adres e-mail
- Imię i Nazwisko
- Numer telefonu
- Numer rezerwacji
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który
pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy
oraz który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej
zgody.
4. W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z
przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji
księgowej przez 5 lat, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
- Imię i Nazwisko
- Dane firmy
- Adres zamieszkania lub adres siedziby
- Numer NIP
- Numer rezerwacji
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który
pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wywiązania się
przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa
5. W celu badania satysfakcji z oferowanych usług, audyty, ulepszanie i
modyfikacja naszych usług, przetwarzamy takie dane, jak:
- Adres e-mail
- Numer rezerwacji
- Imię i Nazwisko
- Numer NIP
- Komentarze, opinie i sugestie gości.
6. W celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom i gościom Hotelu,
zapobieganiu oszustwom, przetwarzamy takie dane osobowe jak:
- Dane do systemu kart kluczy
- Wizerunek twarzy pozyskiwany z monitoringu wizyjnego
- Imię i Nazwisko
- Adres e-mail
- Numer telefonu
- Adres IP
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który
pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli Administrator Danych Osobowych
realizuje swój prawnie uzasadniony interes ( w tym przypadku interesem hotelu jest
zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim osobom przebywającym na terenie Hotelu).
Dane monitoringu są usuwane maksymalnie po 20 dniach od daty rejestracji.
7. W celu tworzenia rejestrów związanych z RODO, w tym np. rejestru klientów,
którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, przetwarzamy takie dane osobowe
jak:
- Imię i Nazwisko
- Adres e-mail
Przepisy RODO nakładają na nas określone obowiązki dokumentacyjne. W
przypadku zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania Pani/Pana danych osobowych
do celów marketingowych, musimy wiedzieć, wobec kogo nie stosować marketingu
bezpośredniego.
8. W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami przetwarzamy
takie dane osobowe jak:
- Imię i Nazwisko
- Adres zamieszkania
- Numer PESEL lub NIP, ( jeżeli został podany)
- Adres e-mail
- Adres IP
- Numer rezerwacji
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który
pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych
Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes
9. W celu analitycznym tj. badania i analizowania aktywności internetowej
należącej do Hotelu, przetwarzamy takie dane osobowe, jak:
- Data i godzina odwiedzin strony
- Rodzaj systemy operacyjnego
- Przybliżona lokalizacja
- Rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony
- Czas spędzony na stronie
- Odwiedzone podstrony
- Podstrona, na której wypełniono formularz kontaktowy.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który
pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych
Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes ( poznanie aktywności
klientów na stronie internetowej).
10. W celu wykorzystywania cookies na stronie internetowej przetwarzamy takie
informacje tekstowe ( cookies będą opisane w innym punkcie). Podstawą
prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który
pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej
zgody ( przy pierwszym wejściu na stronę internetową pojawia się zapytanie o
zgodę na wykorzystanie cookies).
11. W celu administrowania stroną internetową przetwarzamy takie dane
osobowe:
- Adres IP
- Data i czas serwera
- Informacje o przeglądarce internetowej
- Informacje o systemie operacyjnym
Dane są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym
korzystaniu ze strony należącej do Hotelu. Administrowanie stroną internetową bez
użycia serwera i automatycznego zapisu nie byłoby możliwe.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który
pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych
Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes ( Administrowanie stroną
internetową).
§4. Cookies
1. Hotel na swojej stronie internetowej wykorzystuje tzw. Cookies, czyli krótkie
informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie lub innym
urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez nasz system, a
także przez systemy należące do innych podmiotów, z których usług
korzystamy ( np. Google, Instagram, Facebook).
2. Cookies spełniają wiele funkcji na stronie internetowej, najbardziej przydatne
postaramy się opisać poniżej.
- Zapewnienie bezpieczeństwa – pliki cookies są wykorzystywane w
celu uwierzytelniania użytkowników oraz zapobiegania
nieupoważnionemu korzystaniu z panelu klienta. Służą do ochrony
danych osobowych użytkownika przed dostępem osób
nieupoważnionych. - Wpływ na procesy i wydajność korzystania ze strony internetowej – są wykorzystywane do poprawnego działania strony oraz aby można
było korzystać z dostępnych na niej funkcji - Stan sesji – w plikach cookies są zapisywane informacje, które
podstrony najczęściej wyświetlają goście, umożliwia identyfikacje
błędów. Pomagają ulepszać usługi i zwiększać komfort przeglądania
strony - Tworzenie statystyk – pliki cookies są wykorzystywane również do
tego, aby analizować, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze strony
internetowej, dzięki temu można stale ulepszać stronę i dostosować jej
działanie do preferencji użytkowników. W celu śledzenia aktywności i
tworzenia statystyk wykorzystujemy takie narzędzia Google’a jak
Google Analytics. - Korzystanie z funkcji społecznościowych – na stronie posiadamy
odnośnik do Facebooka i Instagrama, który umożliwia polubienie
naszego fanpage’a w tym serwisie podczas korzystania z witryny, aby
to było możliwe, musimy korzystać z plików cookies dostarczanych
przez Facebooka.
3. Pani/Pana przeglądarka internetowa domyślnie dopuszcza wykorzystywanie
cookies w urządzeniu, dlatego przy pierwszej wizycie prosimy o wyrażenie
zgody na użycie cookies. Jeżeli jednak Pani/Pan sobie tego nie życzycie,
można zmienić ustawienia w przeglądarce internetowej.
§5. Prawo wycofania zgody
1. Zgodnie z informacją, że przetwarzanie danych osobowych odbywa się na
podstawie zgody, w każdej chwili może Pani/Pan tę zgodę cofnąć.
2. Jeżeli chciałaby/chciałby Pani/Pan cofnąć zgodę na przetwarzanie danych, w
tym celu należy postępować zgodnie z punktem 10 podpunkt 4. Jeżeli
przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych odbywało się na podstawie
zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do
tego momentu było nielegalne. Do czasu cofnięcia zgody, mamy prawo
przetwarzać dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem
dotychczasowego przetwarzania.
§6. Wymóg podania danych osobowych
1. Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od
Pani/Pana decyzji. Jednakże w niektórych przypadkach podane określonych
danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Pani/Pana oczekiwania w
zakresie korzystania z usług.
2. Aby zlecić usługę w hotelu, konieczne jest podanie danych wskazanych w pkt
3 niniejszej polityki prywatności.
3. Aby mógł/mogła Pan/Pani otrzymać fakturę za usługi, konieczne jest podanie
wszystkich danych wymaganych prawem podatkowym – bez tych informacji
nie jesteśmy w stanie prawidłowo wystawić faktury.
4. Aby móc się skontaktować się z Panią/Panem telefonicznie w sprawach
związanych z realizacją usług, konieczne jest podanie numeru telefonu oraz
adresu e-mail – bez tego nie będziemy mogli wysłać potwierdzenia rezerwacji.
§7. Odbiorcy danych osobowych
1. W swojej działalności korzystamy z pomocy innych podmiotów, co wiąże się z
koniecznością przekazania danych osobowych. W związku z powyższym w
razie potrzeby, przekazujemy Pani/Pana dane osobowe współpracującym z
nami firmom obsługującym szybkie płatności, firmie księgowej.
2. Ponad to, może się zdarzyć, że na podstawie właściwego przepisu prawa lub
decyzji właściwego organu, będziemy musieli przekazać Pani/Pana dane
osobowe również innym organom lub podmiotom.
§8. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
1. Korzystamy z różnych popularnych usług i technologii, oferowanych przez
takie podmioty, jak Facebook, Microsoft, Google. Firmy te mają siedziby poza
UE, a zatem w świetle przepisów RODO są traktowane, jako państwa trzecie.
2. RODO wprowadza pewne ograniczenia w przekazywaniu danych osobowych
do państw trzecich, ponieważ nie stosuje się tam, co do zasady przepisów
europejskich, ochrona danych osobowych obywateli Unii Europejskiej może
być niewystarczająca. Dlatego też każdy administrator danych osobowych ma
obowiązek ustalić podstawę prawną takiego przekazywania.
3. Ze swojej strony zapewniamy, że przy korzystaniu z usług i technologii
przekazujemy dane wyłącznie podmiotom ze Stanów Zjednoczonych i
wyłącznie takim, które przystąpiły do programu Privacy Shield, na podstawie
decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 12.07.2016 – więcej na ten
temat można przeczytać na stronie Komisji Europejskiej, pod adresem
https://commission.europa.eu/law/law-topic/data-protection/internationaldimension-data-protection/eu-us-data-transfers_pl
4. W każdej chwili udzielimy Pani/Panu dodatkowych wyjaśnień odnośnie
przekazywania danych osobowych.
§9. Okres przetwarzania danych osobowych
1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa nie przetwarzamy Pani/Pana
danych osobowych „na zawsze”, lecz przez czas, który jest potrzebny aby
zrealizować wyznaczony cel. Po tym okresie Pani/Pana dane osobowe
zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone.
2. Odnośnie poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych,
uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:
- Trwania zawartej umowy
- 3-10 lat – w odniesieniu do danych przetwarzanych w celu ustalenia,
dochodzenia lub obrony roszczeń ( długość okresu zależy od tego, czy
obie strony są przedsiębiorcami ) - 6 miesięcy- w odniesieniu do danych osobowych, które zostały zebrane
przy wycenie usługi, a jednocześnie nie doszło do zawarcia umowy. - 5 lat- w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem
obowiązków prawa podatkowego - Do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie
dłużej niż przez 5 lat - Do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej
niż przez 3 lata – w odniesieniu do danych przetwarzanych głównie do
celów analitycznych , wykorzystania cookies i administrowania stroną
internetową.
3. Okresy w latach liczymy od końca roku, w którym rozpoczęliśmy
przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub
niszczenia danych.
4. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych zebranych na potrzeby
wykonania umowy jest podyktowany tym, że hipotetycznie może Pani/Pan
zgłościć roszczenie na chwile przed upływem terminu przedawnienia.
§10. Uprawnienia podmiotów danych
1. Informujemy, że posiada Pani/Pan prawo do:
- Dostępu do swoich danych osobowych
- Sprostowania danych osobowych
- Usunięcia danych osobowych
- Ograniczenia przetwarzania danych osobowych
- Sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
- Otrzymania kopii danych
2. W niekórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić
Pani/Panu ich spełnienia ( powyższych). Jednakże, jeżeli odmawiamy
uwzględnienia żądania , to tylko w sytuacji koniecznej.
3. Wyjaśniamy, że w każdej chwili przysługuje Pani/Panu prawo do
sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych, należy jednak
pamiętać, że zgodnie z przepisami możemy odmówić jeżeli wykażemy, że:
- Istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są
nadrzędne w stosunku do Pani/Pana interesów, praw i wolności - Istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
4. W każdej chwili może Pani /Pan wnieść sprzeciw wobec przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych do celów marketingowych. W takiej sytuacji
po otrzymaniu sprzeciwu, przestaniemy przetwarzania w tym celu.
5. Swoje uprawnienia może Pani/Pan zrealizować w następujący sposób:
- Wysłać e-mail do Inspektora Danych na adres:biuro@hotelfalko.pl
- Przesłać pocztą na adres: ul. B. Chrobrego 1, 84-230 Rumia
- Osobiście w recpcji hotelu
§11. Prawo do wniesienia skargi
Jeżeli uważa Pani/Pan, że Pani/Pana dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z
obowiązującym prawem, może Pani/Pan wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony
Danych Osobowych.
§12. Postanowienia końcowe
1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą polityką prywatności, obowiązują
przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
2. Hotel zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian do ninjejszej polityki
prywatności z zastrzeżeniem, iż do usług dokonanych przed zmianą
polityki prywatności stosuje się jej obowiązującą wersję w chwili
dokonywania rezerwacji usługi.
3. Zmiany polityki prywatności nie mogą naruszać praw nabytych przez
Gości.
4. Informacja o zmianie polityki prywatności zostanie opublikowana na
stronie internetowej Hotelu:www.hotelfalko.pl na 14 dni przed wejściem w
życie tych zmian.
5. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od 01.12.2025r